Kako završavati zadatke - Vodič za najšire prihvaćenu tehniku upravljanja vremenom

31. jul.

Jedna od najšire prihvaćenih tehnika upravljanja vremenom i povećanja produktivnosti je „Getting Thing Done" ili GTD u daljem tekst (prevod: kako završavati zadatke). Ono čime se ova tehnika ističe jeste tvrdnja idejnog tvorca, Dejvida Alena, kao i velikog broja ljudi koji je koriste, da će upotreba ove tehnike, uz povećavanje vaše produktivnosti, ukloniti stres koji može da se nagomila zbog velikog broja nezavršenih zadataka.

Šta je GTD?

Prema rečima autora ove tehnike, GTD obuhvata jednostavan, efikasan, korak-po-korak metod za postizanje smirenog produktivnog stanja. Čine ga:

• hvatanje i beleženje svega što zadržava vašu pažnju
• definisanje željenih rezultata i početnih koraka za zadatke koji zahtevaju neku akciju
• organizovanje podsetnika i informacija na najlakši i najjednostavniji način
• ostajanje u toku sa svim bitnim stvarima i pružanje svog maksimuma

Šta GTD znači u praksi?

Jedna od stvari koje guše produktivnost jeste držanje stvari (podataka) u glavi kada se one ne tiču aktivnosti kojom želite da se bavite. Na primer, trenutno želite da pročitate ovaj članak, ali su vam misli na planovima za vikend. Ovo doprinosi gubljenju fokusa i otežava kvalitetno završavanje zadatka koji je pred vama. Upravo zbog toga, prvi korak u primeni ove tehnike je zapisivanje svih stvari koje vam se motaju po glavi kako biste mogli trenutno da zaboravite na njih i da se u potpunosti posvetite zadatku.

Svakako, samo pravljenje objedinjene liste stvari koje vam padaju na pamet nije dovoljno jer se u takvoj listi nećete snaći kasnije i biće neupotrebljiva. Potrebno je da napravite nekoliko kategorija za koje ćete imati posebne liste. Kako biste ovo mogli da uradite, za svaku stavku treba da odredite kojoj kategoriji pripada i da li zahteva neku akciju sa vaše strane.

Razvrstavanje stavki po listama

Stavke koje ne zahtevaju vašu akciju u skorijem periodu i koje možete da zaboravite na neko vreme možete da razvrstate u sledeće liste:

• Odlaganje ili naknadna akcija - ovo je lista na koju idu sve stavke koje zahtevaju vašu pažnju u nekom daljem vremenskom periodu. U sklopu ove kategorije, Dejvid Alen predlaže sistem od 43 fascikle, po jedna za svaki mesec i po jedan za svaki dan u mesecu.
• Jednog dana/možda - na ovu listu idu sve stavke koje vam padnu na pamet, ali još niste sigurni šta biste sa njima i da li je uopšte potrebno da im posvetite svoju pažjnu u nekom doglednom vremenu

Za sve stavke koje zahtevaju vašu akciju u skorijem periodu treba da odredite sledeće korake i da ih što pre sprovedete. Ovde važi „pravilo 2 minuta" - ukoliko je neku stavku moguće rešiti u 2 minuta, treba odmah i da je rešite kako vam ne bi stvarala „gužvu". Sve ostale stavke možete da razvrstate po sledećim listama:

• Sledeći korak - ovo je lista u koju upisujete šta sve treba da uradite kako biste završili svoje obaveze (na primer, poslati izveštaj šefu). Za ovu listu je dobro napraviti podkategorije kao što su „pozivi", „mejlovi", „stvari koje mogu da uradim dok sam u gradu". Naime, kontekstualno povezivanje stvari (povezane po načinu ili mestu obavljanja) koje treba da uradite će vam olakšati njihovu realizaciju, jer, na primer, bolje je sve pozive obaviti zaredom, nego na svakih pola sata obaviti po jedan poziv.
• Projekti - po Dejvid Alenu, projekat predstavljaju oni zadaci koji ne mogu biti završeni u jednom koraku (na primer, održati prezentaciju kolegama). U sklopu ove liste treba da vodite evidenciju svih dokumenata, dodatnih komentara i vremenskog plana akcija koji se tiču svakog projekta
• Na čekanju - često se dešava da za rešavanje nekih stavki čekamo na druge i ovo je lista na kojoj vodite evidenciju o tome (na primer, dobiti revidiranu verziju izveštaja od šefa). Ovu listu treba periodično pregledati kako biste poslali podsetnike ukoliko je to potrebno.

Šta još treba da znam o tehnici GTD?

Ovaj sistem može da deluje komplikovano i zastrašujuće, ali pošto mnogi verno propagiraju ovu tehniku, vredi pokušati i proveriti koliko je primenjiva za vas. Naravno, imate punu slobodu da korigujete ove liste i da ih primenjujete kako vama najviše odgovara.