7 koraka do obavljenog posla – kako da 8 sati bude dovoljno!

22. jul.

Mala je verovatnoća da ćete sve svoje obaveze uspeti rešiti na vreme, bez odlaganja i redukcije dnevnih planova. Trik postizanja svega što želite nije uvek da uradite sve, već da uradite ono što je važno. Biti produktivan znači znati kako da koristite svoje vreme najracionalnije. Biti produktivan znači racionalizovati plan, organizovati obaveze tako da sve dočeka svoj red. Mi ćemo vam ponuditi samo neke od mogućih rešenja, a na vama je da nađete najbolje za sebe.

1. Odredite prioritete

Određivanje prioriteta je preduslov za adekvatno korišćenje vremena i ono se nekada svodi na obaveze koje nećete uraditi, više nego na one koje hoćete, jer prioriteta ima malo, a sporednih stvari mnogo više. Takođe je potrebno da sagledate koje posledice vas čekaju ako uradite ili ne uradite određeni zadatak. I naravno uvek treba praviti razliku između “hitnog” i “važnog”.

2. Počnite sa najzahtevnijom stavkom i držite fokus

Postarajte se da prvo mesto zauzima problem koji predstavlja vašu najveću brigu. Kada to rešite sve ostale će vam delovati manje problematične i zabavnije, što će vas dodatno motivisati da budete produktivniji. Jutarnji časovi su, uglavnom, najpogodniji za obavljanje kompleksnih zadataka jer vaša energija i koncentracija tada na "uzlaznoj putanji" i to znači da ćete prioritete nakvalitetnije odrađivati. Potrebno je i da umete da se fokusirate na stvar koju radite, a ne samo da "skačete" sa jedne na drugu obavezu bez da ste prethodnu završili kako treba, na kraju ćete imati mnogo započetih a malo završenih obaveza i dosta uludo utrošenog vremena.

3.Koristite planer ili rokovnik

Na taj način nećete morati da pamtite, tačno ćete znati šta se i koliko od vas očekuje u kom trenutku. Dan ćete lakše prilagoditi svojoj energiji i sopstvenim mogućnostima, kako biste bili što produktivniji. Ovim metodom ćete, takođe, saznati koliko vaše vreme vredi, tj. koji zadatak koliko vremena zahteva i koje zadatke treba da izbegavate, odbacite ili odložite.

4. Analizirajte spisak svojih obaveza

Kako biste znali koliko obaveza možete da odradite u, najčešće, 8 radnih sati, treba da analizirate svoje planove. Napravite listu "za uraditi" i ispišite sve što ste tog dana planirali da uradite. Od dobijene liste napravite spisak obaveza po prioritetu. Važno je da znate da to nije nepromenjiva lista i da vi na nju možete uticati onako kako želite, jer postoje okolnosti pod kojima će ona morati da se menja i revidira. I na kraju - kontrolišite sami sebe. Dakle, proveravajte po svom spisku svaki dan da li ste uradili sve što ste planirali i ako niste - zašto to niste uradili. Takođe, ako niste sigurni gde vam odlazi vreme, testa radi možete nedelju ili dve nedelje da na svakih pola sata zapisujete šta ste radili u tom periodu. Na kraju kada sumirate gde vam koliko vremena odlazi u toku radnog dana, možete dobiti veoma korisne informacije.

5. Multitasking i maksimalno iskorišćenje vremena

Iako je za obavljanje nekih aktivnosti neophodno da na njih budete fokusirani i posvetite im svu svoju pažnju i energiju, postoje i oni koje možete rešavati nekoliko u isto vreme. Dakle, multitasking je mogućnost efektivnog rešavanja nekoliko problemskih situacija u isto vreme. Primer takve situacije je da dok čekate nešto vezano za posao, ne radite to skrštenih ruku. U pukotinama “slobodnog vremena” obavite sve one sitne stavke koje vam, kasnije mogu oduzeti mnogo vremena.

6. Kontrolišite sadržaje koji vam odvlače pažnju

Ukoliko vaš posao podrazumeva razmenu mejlova ili slično, ne dozvolite da vas svaki novopridošli mejl odvuče od trenutnog posla. Uglavnom ništa nije toliko hitno da zahteva vašu momentalnu pažnju. Naravno ne treba biti isključiv, postoje neplanske stvari koje vas mogu prekinuti i kojima treba odmah da se pozabavite. Ukoliko uspete neprekinuto da obavite neki zadatak, on će biti brže gotov i bolje urađen.

7. Upadice, telefoniranje i kolege...

Tokom dana, čak i kada sve isplaniramo, desiće se nešto neplanski. Zbog toga je neophodno da u svojim vremenskim planovima imate i sat - dva praznog hoda u koji će da upadnu sve aktivnosti koje niste mogli da unapred predvidite. Poenta je da vi to ne možete da izbegnete, ali možete da se organizujete tako da vam to ne predstavlja veliki problem. Pokušajte da stavite ljudima do znanja da je potrebno da cene vaše vreme i kada ste u velilkoj gužvi dolaze u dogovoreno vreme ili da vam manje bitne stvari javljaju mejlom a da vas ne prekidaju telefonom ili uživo. Stvar je u tome da stvari nikada neće biti savršene, ali ne moraju biti potpuno haotične i nasumične... Planirajte svoje vreme i upravljajte njim - ne dozvolite da ono upravlja vama!

Kažu da od nečega treba početi, pa možda ne bi bilo loše kada bi svako počeo od sebe i polako pokušao da "promeni svet".  Rad na sebi i neprekidno usavršavanje je tema za koju možemo reći da je zajednička za sve rubrike ovog sajta. Šta vas motiviše da napredujete i da budete bolji? Ka čemu težite? Šta su vam ciljevi?  Podelite vaše stavove sa nama kako bi zajedno mogli da budemo bolji.

Pozdrav,

Dušica Vuković